Limpando o arquivo em janeiro de 2026

Como manter meu arquivo limpo, organizado com base legal?

1. DOCUMENTOS FISCAIS E TRIBUTÁRIOS
   1.1. Documentos fiscais (NF-e, CT-e, NFS-e etc.)
   • Prazo: 5 anos
   • Fundamento legal: art. 173 e 174 do CTN (prazos de prescrição e decadência tributária).
   1.2. Livros e registros fiscais (ICMS, IPI, ISS, Livro de Entradas/Saídas)
   • Prazo: 5 anos
   • Fundamento: arts. 195 e 197 do CTN.
   1.3. Comprovantes de recolhimento de tributos (DARF, DCTF, GARE, GNRE, GPS)
   • Prazo: 5 anos
   • Fundamento: CTN arts. 173 e 174.
   1.4. Escrituração Fiscal Digital (EFD, SPED Fiscal, Contribuições)
   • Prazo: 5 anos
   • Fundamento: Ajuste SINIEF 02/2009.
   1.5. Declarações acessórias (DCTF, DIRF, ECD, ECF, SPED, PER/DCOMP)
   • Prazo: 5 anos
   • Fundamento: CTN + prazos decadenciais e prescricionais.
   
2. DOCUMENTOS CONTÁBEIS
   2.1. Livros contábeis obrigatórios (ECD, razão, diário, balancetes, ECF)
   • Prazo: MINÍMO 5 anos, mas recomenda-se guarda permanente.
   • Fundamento legal:
   o Lei 6.404/1976 (Lei das S.A.), art. 177.
   o Código Civil art. 1.194: 5 anos, mas pode ser exigido por mais tempo em ações judiciais.
   2.2. Documentos de suporte contábil (notas, contratos, extratos, recibos)
   • Prazo: 5 anos
   • Fundamento:
   o Código Civil art. 1.194.
   o CTN art. 173.
   
3. DOCUMENTOS TRABALHISTAS (RH)
   (Essa é a área com maiores prazos!)
   3.1. Folhas de pagamento
   • Prazo: 10 anos, mas preferível manter por 30 anos.
   • Fundamento:
   o Súmula 362 do TST (prazo de 30 anos para FGTS até 2019; atualmente prescreve em 5, mas documentos antigos podem ser cobrados).
   o Art. 7º, XXIX da Constituição → 5 anos para créditos trabalhistas, mas documentos servem para defesa da empresa.
   3.2. Comprovantes de FGTS (GFIP, guias, SEFIP)
   • Prazo:
   o Até 13/11/2019 → 30 anos (Súmula 362 TST)
   o Após 13/11/2019 → 5 anos (Lei 13.467/2017 + decisão STF ARE 709212)
   • Manter separados por período.
   3.3. RAIS, CAGED, eSocial, PPP, CAT
   • Prazo: 20 anos (PPP e CAT – questões previdenciárias).
   • Fundamento:
   o IN INSS 77/2015.
   o Lei 8.213/1991 (previdência).
   3.4. Contrato de trabalho, fichas, cartões de ponto
   • Prazo:
   o 5 anos após rescisão (prescrição trabalhista).
   o Recomendação prática: 10 anos.
   • Fundamento: art. 7º, XXIX, da Constituição.
   3.5. Exames ocupacionais (PCMSO, ASO)
   • Prazo:
   o 20 anos (do PCMSO)
   o Indeterminado para atividades de risco.
   • Fundamento:
   o NR-7, item 7.4.6.
   3.6. Documentos de medicina e segurança (PPRA, PGR, LTCAT, laudos)
   • Prazo: 20 anos
   • Fundamento: Normas regulamentadoras (NR-1, NR-7, NR-9).
   
4. DOCUMENTOS SOCIETÁRIOS
   4.1. Contrato social, alterações, atas, estatutos
   • Prazo: Guarda permanente
   • Fundamento:
   o Código Civil (arts. 45 e 1.152).
   4.2. Procurações
   • Prazo: Durante a vigência + 5 anos
   • Fundamento: Regras civis gerais.
   
5. DOCUMENTOS PREVIDENCIÁRIOS
   5.1. Comprovantes de INSS, GPS, GFIP
   • Prazo: 10 anos
   • Fundamento: Art. 45 da Lei 8.212/1991 (prescrição previdenciária ampliada para 10 anos).
   5.2. PPP, LTCAT, laudos de riscos
   • Prazo: 20 anos
   • Fundamento: Normas do INSS e NRs.
   
6. DOCUMENTOS DE CONSUMO / PROCON
   Defesas, autos, notificações
   • Prazo: 5 anos
   • Fundamento: CDC art. 27.
   
7. DOCUMENTOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS
   Extratos, contratos, comprovantes
   • Prazo: 5 anos
   • Fundamento: Código Civil art. 206, § 5º.

RESUMO RÁPIDO (Checklist)

Fonte: EP Contábil