Muitos empresários têm dúvidas com relação à utilização de livro ou de ficha de empregados e quanto a sua autenticação ou validação.
O instrumento LIVRO E/OU FICHA é necessário ainda, contudo a Lei nº 10.243, de 19/06/2001 publicada no DOU de 20/06/2001, revoga o Art. 42 da CLT abaixo reproduzido:
Art. 42. Os livros de registro de empregados serão rubricados e legalizados pelo Departamento Nacional do Trabalho no Distrito Federal e pelas Delegacias, Regionais ou repartições autorizadas em virtude de lei, nos Estados e Território do Acre.
Art. 42. Os livros ou fichas de registro de empregados serão rubricados e legalizados pelas Delegacias Regionais ou órgãos autorizados. (Redação dada pelo Decreto Lei nº 229, de 28.2.1967)
Art. 42. Os documentos de que trata o art. 41 serão autenticados pelas Delegacias Regionais do Trabalho, por outros órgãos autorizados ou pelo Fiscal do Trabalho, vedada a cobrança de qualquer emolumento. (Redação dada pela Medida provisória nº 89, de 1989)
Art. 42 – Os documentos de que trata o art. 41 serão autenticados pelas Delegacias Regionais do Trabalho, por outros órgãos autorizados ou pelo Fiscal do Trabalho, vedada a cobrança de qualquer emolumento. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989); (Revogada pela Lei nº 10.243, de 19.6.2001).
O livro pode ser substituído por fichas pré-impressas por sistemas eletrônicos (PRECEDENTE ADMINISTRATIVO Nº 24), donde cabe assinatura de ADMISSÃO, DEMISSÃO e FOTOGRAFIA 3×4. Sua validação dar-se-á no ato da fiscalização pelos Agentes Fiscais do Trabalho em visita rotineira e referenciada no LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO.
A grande vantagem desta ficha é que o Departamento Pessoal de sua empresa poderá criar dossiê com todos os documentos de cada funcionário, tais como: Recibos de pagamento, férias, 13º salário, vale transporte, vale refeição, cesta básica; Pedidos de demissão ou avisos prévios; Regulamento interno; Controle de assistência médica odontológica; Contrato de trabalho; Aviso de advertência ou suspensão e todos os demais documentos pertinentes ao empregador conforme a lista de benefícios por ela produzida. Além de ter tudo em mãos para possíveis Ações Trabalhistas.